Ya tengo un negocio y ahora ¿Cómo puedo organizar el trabajo en equipo?

Ya tengo un negocio y ahora ¿Cómo puedo organizar el trabajo en equipo?

Cuando tienes un negocio y necesitas gente que te apoye con las actividades debes considerar estos puntos:

1. Realizar el proceso general de tu negocio considerando las 4 áreas funcionales y sus áreas operativas:

1. Producción: compra de materiales, fabricación de productos, manejo de inventario, distribución. En caso de ser un servicio se establecen todas las actividades desde venta hasta firma de contrato.

2. Mercadotecnia: Elaboración de anuncios publicitarios, gestión de canales de comunicación en pagina web, tienda online, redes sociales, tiendas físicas, folletos, radio, televisión), diseños de empaque, atención a clientes, encuesta de satisfacción a clientes.

3. Talento Humano: Reclutamiento, Selección, Contratación, Capacitación, Plan de Carrera, Motivación, pago de sueldos y prestaciones.

4. Finanzas: Contabilidad, Presupuestos, Impuestos, Bancos, Financiamiento e Inversiones.

2. Escribe todas las actividades que se realizan en tu negocio y clasifica de acuerdo con cada área funcional.

3. Realiza una descripción de puestos donde incluyas las actividades por cada área y definiendo el perfil de habilidades que se requieren para cada área funcional y operativa.

Generalmente las personas que son extrovertidas realizan mejor sus actividades cuando están en contacto con otras personas. Si esa es su personalidad, es muy probable que puedan trabajar mejor en mercadotecnia y talento humano debido a su facilidad de palabra, tolerancia a la frustración, creatividad, actitud positiva para dar servicio y habilidades de enseñanza.

Las personas introvertidas se desarrollan mejor en las áreas de producción y finanzas por su enfoque en la calidad, orientación al detalle, diseño de procesos, altas habilidades de razonamiento y matemáticas, capacidad de análisis, organización de actividades con excelente gestión del tiempo.

4. Analiza el perfil de personas que tienes y asigna metas, funciones y responsabilidades. Para ello debes conocer su perfil de estudios, habilidades, experiencias previas y resultados.

La mejor manera para asignar roles y personalidades es por medio de entrevistas, examen de psicología y experiencia previa.

Un método mas confiable, en lo personal, es realizar dinámicas que pongan a prueba sus habilidades con situaciones, simuladores o casos donde tenga que analizar información, tomar decisiones, convencer, lograr acuerdos o desarrollar demostraciones.

Por ejemplo, se pueden realizar actividades sociales como exponer una historia o desarrollar un nuevo producto o actividades de agilidad mental como armar un rompecabezas o solucionar problemas matemáticos.

Teniendo los resultados con una encuesta de experiencia puedas asignar funciones a cada persona. Si no tienes personal todavía, puedes integrar al equipo personas con experiencia y resultados y que cumplan el perfil que requieres para asignar funciones.

5. Solicita a cada persona que te proponga un plan que incluya:

1. Plan Objetivo SMART.

2. Procedimiento en lista de actividades.

3. Programa de tiempos de inicio a fin de cada actividad.

4. Pronóstico de resultados y entregables por actividad o etapa.

5. Presupuesto de recursos monetarios, tecnológicos, materiales o talento humano.

6. Personas responsables que apoyaran o colaboraran para entregar resultados.

7. Políticas de control con reglas de comportamiento o acuerdos de comunicación.

8. Placer sobre la responsabilidad asignada que cumpla su propósito y la del negocio de forma divertida (que se siente feliz con su trabajo).

6. Apóyate de herramientas digitales (Excel, Hojas de cálculo, Trello, Asana, Monday, etc) para que publiquen y visualicen el plan y puedas dar seguimiento ajustando actividades. El diagrama de Gantt es muy útil para dar seguimiento y un tablero o pizarrón en la oficina tiene mayor resultado.

7. Establece reglas para tener claridad con los objetivos de uso de cada medio de comunicación como correo electrónico para minutas y solicitar aprobaciones, whatsapp para acordar reuniones o notificación de entregas o requerimientos, Herramientas de notas como OneNote para crear una bitácora de actividades entre otros.

8. Define reglas para tener reuniones con objetivos, temas, personas requeridas, información de análisis previo a la reunión, con fechas, horarios y lugares.

9. Si hay trabajos de colaboración en equipo designa de acuerdo con su perfil y habilidades de forma directa con opción a solicitar voluntarios de apoyo en las actividades. Pide que asignen nombre a su equipo, un coordinador que lidere al equipo, una persona que sea contralor que lleva el control de información, acuerdos y minutas. No olvides incluir la persona alegre que motive al equipo y aporte sus ideas.

10. Con los puntos anteriores puedes elaborar una guía o manual de organización que incluya los 9 puntos anteriores y un organigrama con responsables y nivel de autorizaciones. Aclara que todas las personas pueden tener libertad de comunicación con cualquier persona o nivel para que las ideas y el ambiente fluya de forma positiva.

¿Cómo organizas el trabajo de la gente que trabaja para ti?