No tengo tiempo, ¿Cómo delegar?

Delegar es asignar actividades a otras personas para enfocarte en aquellas actividades más importantes para lograr tus metas.

Hay tres formas para delegar actividades a otras personas:

1. Importancia y Urgencia

2. Actividad Funcional

3. Ascenso de Puestos

1. Revisemos Delegar por Importancia y Urgencia

Para seleccionar que actividades puedes delegar, utiliza la matriz de Eisenhower:

Primero determinar para ti que puede ser importante y que puede ser urgente.

Importante: Actividades que te acercan a tus metas

Urgente: Actividades que requieren acción inmediata y pueden afectar tus metas

Segundo hacer una lista de actividades, clasificar y decidir de acuerdo con lo siguiente:

· Importancia Alta y Urgencia Alta: Hacer. Realizar la actividad en ese momento.

· Importancia Alta y Urgencia Baja: Agendar. Planificar una reunión o espacio para trabajar en ello.

· Importancia Baja y Urgencia Alta: Delegar. Asignar la actividad para que la realice otra persona.

· Importancia Baja y Urgencia Baja: Eliminar. No realizar esta actividad

¿Qué actividades puedes delegar en lo personal si son de Importancia Baja y Urgencia Alta?

Ejemplo:

· Hacer limpieza

· Reparar o dar mantenimiento

· Cocinar

· Transporte

¿Qué actividades debes hacer por ti mismo en lo personal si son de Importancia Alta y Urgencia Alta?

Ejemplo:

· Hacer ejercicio

· Ganar dinero

· Tiempo en familia

· Estudiar

· Dirigir el negocio

2. Ahora, revisemos Delegar por actividad funcional

Si eres dueño de un negocio o gerente de una área primero considera que debes hacer por ti mismo antes de delegar, por ejemplo:

1. Dirección: Planificar, Organizar, Delegar, Supervisar, Motivar y Retroalimentar

2. Ventas: Presentaciones y negociación con clientes en oficina, desayunos, comidas, cenas o eventos.

3. Calidad: Revisión de encuestas e indicadores de satisfacción del cliente para tomar decisiones sobre mejorar la calidad de los productos y servicios, o en su caso crear nuevos.

4. Estados Financieros: Tomar decisiones sobre los ingresos, gastos, financiamientos para mejorar las finanzas del negocio.

Lo anterior, puedes delegar hasta tener tu negocio consolidado y con personas con experiencia para tomar decisiones.

¿Qué Si puedo Delegar?

Otras actividades respecto a la mercadotecnia, recursos humanos, producción y finanzas pueden ser delegadas a otras personas. Por ejemplo:

1. Diseño gráfico para publicidad

2. Entrenamiento de conocimientos, habilidades y coaching

3. Elaboración de Manuales administrativos

4. Revisión de ortografía y redacción de comunicados

5. Asesoría Legal para revisión y elaboración de contratos

6. Servicio a clientes

7. Fabricación de productos (partes del proceso)

8. Soporte técnico, mantenimiento y reparación

9. Asistencia para llamadas, citas, reservaciones

10. Distribución de mercancías

11. Contabilidad y pago de impuestos

12. Renta de oficina con servicios de limpieza, seguridad, impresión, sala de juntas y cafetería incluidos

Para seleccionar lo que si puedes delegar considera lo siguiente:

1. Actividades que puede hacer otra persona de tu equipo en menor tiempo y mayor calidad debido a que tiene mayores conocimientos o habilidades.

2. Actividades que puede hacer un proveedor experto y puedas pagar por este servicio.

3. Reuniones informativas y que puedan hacerte un resumen de los puntos y acuerdos tratados.

Para delegar actividades a otras personas debe ser acompañada con la autoridad para que la otra persona pueda tomar decisiones.

Es muy recomendable delegar actividades con decisiones que puedan cambiarse en caso de error de la persona a quien delegaste la actividad. Si son decisiones que no pueden cambiarse, deben ser analizadas para que tu puedas decidir si se llevan a cabo o no.

3. Delegar por ascenso de puestos

Cuando tienes personas a tu cargo y cuentas con un plan de carrera para cada uno, su ficha de motivadores y evaluaciones de desempeño, puedes identificar a aquellas personas que pueden tomar mayores responsabilidades acompañadas por un aumento de sueldo o de puesto.

Muy importante que al delegar es darle recursos para que pueda asumir las nuevas responsabilidades. No se trata de darle más trabajo y que tenga carga excesiva que termine trabajando más de 8 horas diarias o trabajar los fines de semana. Se debe enseñar a esta persona a delegar funciones que ya no realizara por tomar nuevos retos.

Una persona con alto conocimiento, experiencia. resultados y deseos de crecimiento en el negocio es un candidato ideal para asignar nuevas funciones o proyectos.

¿Qué funciones o proyectos puedes delegar a estas personas para que puedas tener mayor tiempo?

1. Coordinar nuevos proyectos

2. Supervisar la calidad

3. Asignar el seguimiento a clientes importantes

4. Relación con proveedores para evaluar cotizaciones y compras

¿Cuáles serían los pasos para delegar?

Organiza todas las actividades que realizas en una lista, clasifica y decide aplicando la matriz de importante y urgente de Eisenhower.

Aquellas actividades que hayas clasificado como Delegar, sigue estos pasos:

Documenta en tu libreta de notas físico, digital, hasta un manual de puestos respondiendo a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué? Establece la función, responsabilidad, objetivo y resultado que esperas.

2. ¿Quién? Asigna la responsabilidad a una persona en particular para evitar duplicidades. Debes conectar el perfil de la persona (personalidad, conocimiento, habilidades y actitudes) con la actividad asignada.

3. ¿Cuándo? Define con la persona fechas compromiso de inicio, revisión, entregas y fin de actividades.

4. ¿Con qué? Otorga los recursos necesarios para que pueda realizar la actividad en tiempo y forma. Información, apoyos, autoridad, herramientas, presupuestos, sistemas, oficina, transporte, comunicación, entre otros.

5. ¿Dónde? Haz visible en un tablero físico de seguimiento y tambien en un lugar digital como en una hoja de cálculo de Excel con un diagrama de Gantt o herramientas digitales como Trello, Asana, Monday entre otras.

6. ¿Cómo vas? Revisa una bitácora de avances en la gráfica de Gantt, Excel o en el tablero donde puedas darle comentarios sobre ajustes o reconocimiento por escrito, en voz o un corto video. Si se requiere una sesión presencial o en línea prepara un cuestionario de preguntas, por ejemplo: ¿Cuál es % de avance? ¿Cuáles son los obstáculos? ¿Qué alternativas tienes? ¿Qué apoyos necesitas? ¿Cuáles son tus siguientes pasos para avanzar en resultados?

Libera más tiempo al delegar, permite que las personas cometan errores y vayan ajustando, se motiven por asumir nuevos retos, superen las expectativas de resultados y cuida los horarios para que pueda llenarse de energía en su tiempo personal.