¿Cómo supervisar?

Orden dada y no supervisada es olvidada o mal entregada

Hay entusiasmo cuando se inicia un proyecto, emprendimiento o se ejecuta un plan. Todos los participantes alegres y motivados por un gran inicio y a cada persona se le asigno una actividad del cual tiene que realizar una entrega del trabajo en una fecha determinada.

El tiempo de entrega ha llegado y al revisar el trabajo puede suceder que:

· No se inició el trabajo.

· No está terminado.

· No fue hecho de acuerdo con las especificaciones.

· No tiene la calidad que se esperaba.

· Hubo exceso de recursos utilizados (Dinero, Personas, Materiales).

Algunas de las causas por la falta de cumplimiento en tiempo y forma del trabajo pueden ser que la persona responsable:

· No tenía el conocimiento y habilidad para realizar el trabajo.

· No deseaba hacerlo y se cambió de empleo.

· Se enfermó y no cumplió con la entrega.

· No comunico que faltaba una toma de decisiones para aprobar un requerimiento.

· Problemas personales (divorcio, familiar enfermo, adicciones, endeudamiento).

· No hay herramientas o recursos (humanos, materiales, financieros, físicos).

· Si es equipo, algunos miembros no realizaron una parte del trabajo.

Para lograr una supervisión que logre el cumplimiento de entregas del trabajo en tiempo y calidad se recomienda realizar lo siguiente:

1. Revisión de Tablero: Escribir los objetivos, tiempos, responsables, entregables y estatus de avance.

2. Plan de contingencias en modo Hardcore: Definir que se debe hacer en caso de que la persona responsable ya no pueda entregar el trabajo o si hay retrasos realizar trabajo intenso hasta los fines de semana, en caso de que no este un aprobador, definir la persona que puede autorizar.

3. Lista de revisión de especificaciones: Son las características mínimas que se requieren para tener un trabajo de calidad y cumpla las expectativas en funcionalidad, tamaños, formas.

4. Versión de prueba: Es un prototipo para entregar dentro de las primeras 72 horas de asignado el trabajo para que puedan hacerse pruebas con errores y ajustes.

5. Seguimiento de ajuste diario de 10 minutos: Una llamada o video mensaje para conocer el estatus diario de avance de las 3 actividades mas importantes para realizar el entregable en este día. Puede hacerse al iniciar o finalizar el día. En caso de que no sea posible una reunión, puede grabarse un video con los comentarios de avance.

6. Lista de problemas u obstáculos: Se documente los problemas de falta de avance de las actividades para los entregables, se realizan preguntas para cuestionar las especificaciones, complicaciones y preguntas si se puede hacer más rápido, más barato y con mayor calidad. Con esto se tienen soluciones ágiles.

7. Acompañamiento con observación y validación: Se realizan visitas sorpresa, sin avisar previamente para observar tiempos y movimientos para poder mejorar los procesos. Se valida si la persona continúa motivada, enfocada y comprometida con el logro del entregable. Se toman notas para las sesiones de retroalimentación.

8. Retroalimentación individual 1 a 1 semanal: Una sesión de 30 minutos iniciando con preguntas sobre el estado mental, emocional, financiero y físico de la persona. Se menciona lo que se observo en el acompañamiento y se realizan preguntas sobre el estatus de avance, obstáculos, soluciones. Se dan comentarios positivos y constructivos para mejorar las entregas. Se deja por escrito la sesión de retroalimentación con los requerimientos, soluciones y compromisos de avance.

9. Junta de equipo semanal de 40 minutos: En esta sesión el supervisor informa en los primeros 10 minutos el porcentaje de avance general, enfoca al equipo al propósito de cada uno de los entregables y como su trabajo contribuye a las metas. Posteriormente cada integrante tiene de 5 a 10 minutos para presentar avances, requerimientos, apoyos, soporte y mejores prácticas.

10. Motivación y celebración de logros: Un ritual para festejar las entregas como tocar una campana, llenar un recipiente con pelotas de color, poner una canción de victoria entre otros puede mejorar el ambiente para seguir avanzando. El reconocimiento en público, los premios, foto en el salón de la fama y agregar elementos de gamificación como ranking, personajes, insignias, escudos, lemas, competencias y eventos de dinámicas al aire libre (teambulding) da energía para continuar con éxito al logro de la visión, misión y metas.